»Vi undervurderer, hvor svært det er at få den slags løsninger til at fungere i praksis,« forklarer Randi Hovden Borge, som forsker i arbejdspsykologi og -fysiologi.
Nu har forskere fra Umeå Universitet og Institutet för stressmedicin i Sverige set nærmere på, hvordan kontorlandskaber uden faste pladser fungerer for de ledere, der arbejder i dem.
Kontorer uden faste arbejdspladser bliver ofte indført for at spare plads og gøre kontorlokalerne mere fleksible.
Den nye forskning viser dog, at kontorordningen også kan have negative konsekvenser.
I nogle tilfælde har kontorløsningen bidraget til bedre samarbejde og kommunikation, men mange ledere oplever også, at ordningen skaber nye barrierer i arbejdsdagen, viser studiet.
»Hvis flere virksomheder indfører den slags løsninger, er det vigtigt at afdække både udfordringer og fordele, så man kan finde ud af, hvordan de kan fungere bedst muligt i nutidens arbejdsliv,« forklarer Randi Hovden Borge fra STAMI - Norges nationale forskningsinstitut for arbejdsmiljø og arbejdsmiljørelateret sundhed.
Hun har selv forsket i kontorløsninger i flere år og har for nylig sat gang i et stort forskningsprojekt om kontorer uden faste pladser.
Spredt rundt i lokalet
De svenske forskere har interviewet 33 ledere fra to offentlige organisationer.
Ingen af kontorerne havde faste arbejdspladser, og lederne blev interviewet mere end et år efter, at ordningen var indført.
Lederne fortæller, at medarbejdere, som arbejder i teams, ofte kommer til at sidde spredt rundt i lokalet, når der ikke er faste pladser.
Det gør det sværere at tale spontant sammen, og lederne oplever, at de må arbejde mere aktivt for at holde teamene samlet.
»Før var der ting, vi kunne løse rundt om bordet. Nu må vi formalisere tingene mere, og vi kan ikke være lige så spontane,« siger en af lederne, der deltog i undersøgelsen.
Uklare grænser
Studiet viser også, at uklare grænser mellem forskellige arbejdszoner skaber usikkerhed blandt medarbejderne.
Mange er i tvivl om, hvor de kan sidde, tale og samarbejde uden at forstyrre andre.
Lederne fortæller, at de har svært ved både at være tilgængelige og synlige og samtidig have ro til at arbejde.
»Skal jeg sidde på 'hjemmebase'-etagen, hvor medarbejderne nemt kan finde mig, eller et andet sted, hvor jeg kan arbejde uforstyrret?« spørger en af lederne.
Manglen på stillerum og afskærmede zoner gør det særligt vanskeligt at føre fortrolige samtaler.
Flere ledere oplever, at det at give ros eller kritik bliver mere alvorligt end nødvendigt, fordi samtalerne skal planlægges og gennemføres i fuld offentlighed.
»Hvis man vil give feedback, både positiv eller negativ, bliver det pludselig ekstremt alvorligt, fordi man skal udpege dem og finde et hjørne. Så ender man ofte med at sige, at det ikke er noget alvorligt. Det vækker nysgerrighed hos de andre,« forklarer en leder.
Må opsøge medarbejdere
Frie siddepladser i et stort lokale gør det også uoverskueligt og svært at vide, hvor medarbejderne befinder sig, siger lederne.
»De medarbejdere, der ikke føler sig komfortable, trækker sig tilbage og forsvinder. Og så må jeg som leder opsøge dem, lede efter dem og booke et møde for at få fat i medarbejderen,« siger én af lederne.
Lederne fortæller, at ordningen fører til flere afbrydelser, et højere stressniveau og mindre tid til kerneopgaverne.
Flere ledere oplever, at stressniveauet stiger, og at de arbejder hjemmefra eller udenfor normal arbejdstid for at få ro. Nogle ser ingen anden løsning end at sige op.
»Jeg oplever mere stress; endnu mere end det høje niveau, jeg havde før. Efter 30 år i denne rolle har jeg faktisk sagt op. Og jeg er ikke den eneste leder, der stopper,« siger en leder.
Dynamisk og fleksibelt
De svenske forskere peger på, at kontorløsningen ikke kan fungere alene, men skal kombineres med støtte til lederne, tydelig oplæring og klare rammer for, hvordan arbejdet organiseres.
Randi Hovden Borge peger på, at kontorer uden faste siddepladser passer godt ind i vores opfattelse af det moderne arbejdsliv som dynamisk og fleksibelt.
»Mange virksomheder indfører denne slags løsninger dels for at reducere driftsomkostninger og udnytte ressourcerne bedre, men også med en forventning om mere samarbejde.«
»En anden grund er, at løsningerne gør det muligt for organisationer at tilpasse sig hybride arbejdsformer, i takt med at flere ønsker at arbejde hjemmefra.«
Ifølge Randi Hovden Borge har det stor betydning, hvordan sådanne løsninger bliver implementeret.
»Det kræver en grundig kortlægning af medarbejdernes behov på forhånd, tilpasning af løsningen til arbejdsopgaverne, tidlig håndtering af udfordringer og løbende evaluering,« slutter Randi Hovden Borge.
©Forskning.no. Oversat af Stephanie Lammers-Clark. Læs den oprindelige artikel.
