Møder i og imellem arbejdsgrupper siger meget om, hvor effektiv en virksomhed er. Men for at opnå maksimal effektivitet på en arbejdsplads kræves der to forskellige fokuspunkter, viser et nyt svensk studie.
Virksomhedsledere må ikke blande møder om daglig drift med kritik og forslag til kursændring. Det kan nemlig føre til frustration og gå ud over den daglige effektivitet.
Ledere bør holde møder om fortløbende arbejdsopgaver adskilt fra møder om udviklende processer, konkluderer studiet, der indgår i Annika Engströms doktorgrad i pædagogik ved Linköping Universitet.
»Det er spændende og nyt, at hun konkluderer med, at disse emner bør holdes så adskilt, selvom meget andet i hendes studie er kendt i forvejen,« siger lektor Henning Bang ved Psykologisk institut ved Universitetet i Oslo.
Annika Engström har studeret, hvordan møder bør tilrettelægges, for at de skal have en effektiv virkning. Hun er lærer og konsulent i kommunikation og ledelse.
Der bør være en udviklingsdimension
Annika Engström har studeret samspillet i forskellige arbejdsgrupper ved et mindre industriforetagende og fokuseret på læring, kommunikation og effektivitet.
»Jeg har ikke udelukkende set på effektiviteten målt i økonomiske resultater. Jeg har vejet konceptet og mener, at effektivitet bør indeholde en udviklingsdimension, der går ud på, at organisationen også tager ved lære af møderne,« siger hun.
For at få skabt et vellykket samspil, der fører til effektivitet, bør organisationen sørge for at have to forskellige arenaer for at håndtere opgaven, viser studiet.
Løsningsorienteret om daglig drift
En arena, der handler om den daglige drift, at gøre arbejdet og yde bedst muligt. Og en anden arena, der handler om udviklingsprocesser – at forandre, transformere og håndtere grundlæggende problemer i virksomheden.
»Hvis man ikke skelner mellem disse to, så forstyrrer processerne hinanden,« siger Annika Engström.
Møder, der handler om udførende processer, bør holdes løsningsorienterede med styrende ledelse og med kommunikation, der sørger for, at opgaven udføres på en effektiv måde.
»Her handler det om at sørge for, at produktionen fungerer. Dette er ikke rigtigt et forum for kritisk tilgang og spørgsmål,« siger Annika Engström.
Kritik bør i stedet luftes på separate møder om udviklingsarbejde. Her diskuteres grundlæggende problemer, og om man gør arbejdet rigtigt. Medarbejderne opfordres til at stille spørgsmål, komme med ideer og forslag om at udføre opgaverne på nye måder.
»Disse møder skal være problemorienterede, hvor ledelsen tilrettelægger kommunikation, der sørger for integrering af ideer.«
Ledelsen må byde op til tango eller vals
Også i tidligere forskning er det blevet skelnet mellem daglig drift og forandringsprocesser, fortæller Henning Bang.
»Det er vigtigt, at ledere er bevidste om, hvilken dans de byder op til. Byder de op til tango, så er det vigtigt, at de ansatte ikke begynder at danse vals,« siger han.
Grunden er, at spillereglerne for daglig drift og forandringsprocesser er meget forskellige, forklarer Henning Bang.
Hvis ikke ledere er klare i mælet, om hvad der skal drøftes, kan det let føre til konflikter og frustration.
Ledere er meget optagede af at få tingene gjort, og det bremser gennemføringshastigheden, hvis ansatte pludselig begynder at kritisere måden, tingene bliver gjort på, fortæller han. Han har skrevet doktorgrad og en bog om kommunikation og effektivitet i ledergrupper.
Henning Bang synes dog, at Engströms konklusion er meget dramatisk og kender ikke til tidligere international eller norsk forskning, der viser, at disse emner bør adskilles så klart.
Læring er vigtigt
Henning Bang bekræfter, at Engströms brede definition af effektivitet er velkendt fra tidligere forskning.
»Det er nu nogenlunde fast, at virksomheders effektivitet ikke kun bør måles ud fra ren lønsomhed, men også ud fra, om driften fører til læring, der kan hjælpe fremtidig drift og gode relationer mellem medarbejderne.«
Ifølge Henning Bang er de fleste ledere optaget af ændringer i driften, men begår ofte den fejl, at de beslutter, hvad der skal ændres, uden at involvere de ansatte, før beslutningen er taget.
»Det er vigtigt at invitere til møder, hvor alle opfordres til at komme med indspark til, hvad der bør gøres anderledes. Hvis de ansatte ikke er involveret i forandringsprocesserne, kan de let få følelsen af, at ting bliver trukket ned over hovederne på dem,« pointerer han.
Konflikt – styrker udvikling
»Modsætninger og konflikter, der kommer op til overfladen, skal anskues som en tilskyndelse til udvikling. Hvis der ikke tages hånd om dette, kan den komme til at forstyrre den daglige drift og den løbende udførelse af arbejdsopgaver,« siger Annika Engström.
Mennesker stiller spørgsmål og vil skabe ændringer, og det er positivt. Hvis man som leder ikke er skræmt, men derimod forsøger at opfange det, der koger, så skaber man delagtighed og effektivitet.
© forskning.no Oversat af Anna Bestle
