Effektive møder kan forhindre konflikter på jobbet
Virksomhedsledere bør skelne mellem møder om daglig drift og møder om udvikling. Det viser en ny doktorafhandling.

Det er vigtigt for virksomheden, at medarbejderne føler, de er en del af beslutningsprocesserne. (Foto: Colourbox)

Det er vigtigt for virksomheden, at medarbejderne føler, de er en del af beslutningsprocesserne. (Foto: Colourbox)

Møder i og imellem arbejdsgrupper siger meget om, hvor effektiv en virksomhed er. Men for at opnå maksimal effektivitet på en arbejdsplads kræves der to forskellige fokuspunkter, viser et nyt svensk studie.

Virksomhedsledere må ikke blande møder om daglig drift med kritik og forslag til kursændring. Det kan nemlig føre til frustration og gå ud over den daglige effektivitet.

Ledere bør holde møder om fortløbende arbejdsopgaver adskilt fra møder om udviklende processer, konkluderer studiet, der indgår i Annika Engströms doktorgrad i pædagogik ved Linköping Universitet.

»Det er spændende og nyt, at hun konkluderer med, at disse emner bør holdes så adskilt, selvom meget andet i hendes studie er kendt i forvejen,« siger lektor Henning Bang ved Psykologisk institut ved Universitetet i Oslo.

Annika Engström har studeret, hvordan møder bør tilrettelægges, for at de skal have en effektiv virkning. Hun er lærer og konsulent i kommunikation og ledelse.

Der bør være en udviklingsdimension

Annika Engström har studeret samspillet i forskellige arbejdsgrupper ved et mindre industriforetagende og fokuseret på læring, kommunikation og effektivitet.

»Jeg har ikke udelukkende set på effektiviteten målt i økonomiske resultater. Jeg har vejet konceptet og mener, at effektivitet bør indeholde en udviklingsdimension, der går ud på, at organisationen også tager ved lære af møderne,« siger hun.

For at få skabt et vellykket samspil, der fører til effektivitet, bør organisationen sørge for at have to forskellige arenaer for at håndtere opgaven, viser studiet.

Løsningsorienteret om daglig drift

En arena, der handler om den daglige drift, at gøre arbejdet og yde bedst muligt. Og en anden arena, der handler om udviklingsprocesser – at forandre, transformere og håndtere grundlæggende problemer i virksomheden.

»Hvis man ikke skelner mellem disse to, så forstyrrer processerne hinanden,« siger Annika Engström.

Møder, der handler om udførende processer, bør holdes løsningsorienterede med styrende ledelse og med kommunikation, der sørger for, at opgaven udføres på en effektiv måde.

»Her handler det om at sørge for, at produktionen fungerer. Dette er ikke rigtigt et forum for kritisk tilgang og spørgsmål,« siger Annika Engström.

Kritik bør i stedet luftes på separate møder om udviklingsarbejde. Her diskuteres grundlæggende problemer, og om man gør arbejdet rigtigt. Medarbejderne opfordres til at stille spørgsmål, komme med ideer og forslag om at udføre opgaverne på nye måder.

»Disse møder skal være problemorienterede, hvor ledelsen tilrettelægger kommunikation, der sørger for integrering af ideer.«

Ledelsen må byde op til tango eller vals

Også i tidligere forskning er det blevet skelnet mellem daglig drift og forandringsprocesser, fortæller Henning Bang.

»Det er vigtigt, at ledere er bevidste om, hvilken dans de byder op til. Byder de op til tango, så er det vigtigt, at de ansatte ikke begynder at danse vals,« siger han.

Grunden er, at spillereglerne for daglig drift og forandringsprocesser er meget forskellige, forklarer Henning Bang.

Hvis ikke ledere er klare i mælet, om hvad der skal drøftes, kan det let føre til konflikter og frustration.

Ledere er meget optagede af at få tingene gjort, og det bremser gennemføringshastigheden, hvis ansatte pludselig begynder at kritisere måden, tingene bliver gjort på, fortæller han. Han har skrevet doktorgrad og en bog om kommunikation og effektivitet i ledergrupper.

Henning Bang synes dog, at Engströms konklusion er meget dramatisk og kender ikke til tidligere international eller norsk forskning, der viser, at disse emner bør adskilles så klart.

Læring er vigtigt

Henning Bang bekræfter, at Engströms brede definition af effektivitet er velkendt fra tidligere forskning.

»Det er nu nogenlunde fast, at virksomheders effektivitet ikke kun bør måles ud fra ren lønsomhed, men også ud fra, om driften fører til læring, der kan hjælpe fremtidig drift og gode relationer mellem medarbejderne.«

Ifølge Henning Bang er de fleste ledere optaget af ændringer i driften, men begår ofte den fejl, at de beslutter, hvad der skal ændres, uden at involvere de ansatte, før beslutningen er taget.

»Det er vigtigt at invitere til møder, hvor alle opfordres til at komme med indspark til, hvad der bør gøres anderledes. Hvis de ansatte ikke er involveret i forandringsprocesserne, kan de let få følelsen af, at ting bliver trukket ned over hovederne på dem,« pointerer han.

Konflikt – styrker udvikling

»Modsætninger og konflikter, der kommer op til overfladen, skal anskues som en tilskyndelse til udvikling. Hvis der ikke tages hånd om dette, kan den komme til at forstyrre den daglige drift og den løbende udførelse af arbejdsopgaver,« siger Annika Engström.

Mennesker stiller spørgsmål og vil skabe ændringer, og det er positivt. Hvis man som leder ikke er skræmt, men derimod forsøger at opfange det, der koger, så skaber man delagtighed og effektivitet.

© forskning.no Oversat af Anna Bestle

Nyhed: Lyt til artikler

Du kan nu lytte til udvalgte artikler herunder. Du kan også lytte til de oplæste artikler i din podcast-app, hvor du finder dem under navnet 'Videnskab.dk - Lyt til artikler'.

Ugens videnskabsbillede

Se flere forskningsfotos på vores Instagram-profil, og læs om de nedenstående prisvindende billeder af stjernetåger og stjernefabrikker her.

Ny video fra Tjek

Tjek er en YouTube-kanal om videnskab henvendt til unge.

Indholdet på kanalen bliver produceret af Videnskab.dk's videojournalister med samme journalistiske arbejdsgange, som bliver anvendt på Videnskab.dk.

Hej! Vi vil gerne fortælle dig lidt om os selv

Nu hvor du er nået helt herned på vores hjemmeside, er det vist på tide, at vi introducerer os.

Vi hedder Videnskab.dk, kom til verden i 2008 og er siden vokset til at blive Danmarks største videnskabsmedie med omkring en million brugere om måneden.

Vores uafhængige redaktion leverer dagligt gratis forskningsnyheder og andet prisvindende indhold, der med solidt afsæt i videnskabens verden forsøger at give dig aha-oplevelser og væbne dig mod misinformation.

Vores journalister fortæller historier om både kultur, astronomi, sundhed, klima, filosofi og al anden god videnskab indimellem - i form af artikler, podcasts, YouTube-videoer og indhold på sociale medier.

Vi stiller meget høje krav til, hvordan vi finder og laver vores historier. Vi har lavet et manifest med gode råd til at finde troværdig information, og vi modtog i 2021 en fornem pris for vores guide til god, kritisk videnskabsjournalistik.

Vores redaktion gør en dyd ud af at få uafhængige forskere til at bedømme betydningen af nye studier, og alle interviewede forskere citat- og faktatjekker vores artikler før publicering.

Hvis du går rundt og undrer dig over stort eller småt, vil vi elske at høre fra dig og forsøge at give dig svar med forskernes hjælp. Send bare dit spørgsmål til vores brevkasse Spørg Videnskaben.

Vi håber, at du vil følge med i forskningens forunderlige opdagelser her på Videnskab.dk.

Få et af vores gratis nyhedsbreve sendt til din indbakke. Du kan også følge os på sociale medier: Facebook, Twitter, Instagram, YouTube eller LinkedIn.

Med venlig hilsen

Videnskab.dk