Sådan undgår vi, at store byggerier bliver for dyre og forsinkede

Megaprojekter som supersygehuse, letbaner og havvindmølleparker har en historisk tendens til af skride på omkostninger, viser forskning.

Danmark sætter i disse år gang i mange af den slags projekter, og allerede nu hører vi om overskridelser på byggeriet af supersygehusene.

I januar 2017 kunne Ingeniøren.dk således fortælle, at budgettet for sygehusbyggeriet i Køge er overskredet med 300-350 millioner kroner, fordi rådgivernes planer om nye teknologiske løsninger for varmeforsyning og logistik måtte opgives.

Tilsvarende blev en budgetoverskridelse på 425 millioner på supersygehuset i Odense overflyttet til et nyt budget i region Syddanmark i oktober 2016.

Der er ligeledes rapporter om overskridelser på letbanerne.

Aarhus letbane var oprindeligt budgetteret til 1,2 milliarder, men budgettet måtte tilføres 700 milllioner, da byggeriet var gået i gang.

Budgettet for Letbanen på Ring 3 i København blev kulegravet på ny i oktober, og her dukkede en række nye omkostninger op, der betyder, at projektet bliver 350 millioner kroner dyrere.

Bør disse overskridelser overhovedet overraske?

Ikke hvis man kender forskningen i megaprojekter.

\ Læs mere

Byggesjusk i København: Store forsinkelser på Niels Bohr-Bygningen har konsekvenser for forskningen

Overskridelse af budgetter er systematiske

Professor Bent Flyvbjerg, BT Centre for Major Programme Management, Oxford University, har præsenteret data, der viser, at overskridelserne på megaprojekter er systematiske og store.

9 ud af 10 projekter overskrider de planlagte omkostninger med gennemsnitligt 28 procent.

Det tyske universitet Hertie School of Governance præsenterede i august 2015 en analyse af 170 megaprojekter i Tyskland i perioden 1970- 2020:

• Af de afsluttede projekter var den gennemsnitlige omkostningsstigning 73 procent.
• De ikke-færdiggjorte projekter havde gennemsnitlige omkostningsstigninger på 41 procent.
• Samlet blev projekterne 59 milliarder euro dyrere end planlagt.

Der er selvfølgelig nuancer på disse tal, og andre forskere har med andre definitioner præsenteret mindre gennemsnitlige overskridelser, men tendensen holder:

Store, offentlige projekter har en stor risiko for dramatiske overskridelser.

\ Læs mere

Sikkerheden i byggebranchen er ikke blevet bedre i tre årtier

Hvordan imødekommer vi problemet?

For projektledelsesfaget er disse store overskridelser en udfordring, som skal besvares.

Hvad er årsagen til disse overskridelser, og hvad bør man foretage ledelsesmæssigt?

Yderligere kunne man stille spørgsmålet, om der er noget at lære for den almindelige projektleder i private virksomheder, der sidder med mindre projekter – det vil sige projekter under 100 millioner kroner og uden en offentlig, politisk opdragsgiver.

Forskere har i de seneste 20 år set på megaprojekterne fra flere vinkler. Nogle forskere, som Flyvbjerg, har taget udgangspunkt i planlægningsfasen og opstillingen af forudsætninger og har set på, hvordan beslutninger fordrejes.

OMEGA-gruppen, der består af forskere og undervisere i transport og logistik under University College London, har anlagt en anden vinkel og ser på det samlede projektforløb og trækker læring ud af dette.

Resultaterne og anbefalingerne af forskningen i disse vinkler er relevante, når vi ser på de danske megaprojekter, og de udfordringer projekterne kan komme ud for de næste ti år.

\ Læs mere

Fælles digitalt sprog kan ændre byggebranchen

Fængselsstraf for budgetoverskridelser

Ud fra Flyvbjergs vinkel er anbefalingerne, at projektplanlæggere først og fremmest systematisk skal drive risiko og usikkerhed ud af projekterne.

Flyvbjerg anbefaler, at planlæggere af megaprojekter kritisk gennemgår forudsætningerne, især på indtægts- og gevinstsiden, med en tættekam.

Han anbefaler også, at man reducerer innovationsgraden. Det vil sige, at man ikke planlægger, at nye teknologier kan introduceres, samtidig med at man overtager nye bygninger. Man skal heller ikke indføre nye ledelsesformer i forbindelse med projekterne.

Flyvbjerg anbefaler også, at der kommer flere udenforstående øjne på projekterne.

Han påpeger, at de store projekter besluttes under, hvad han kalder ’strategiske løgne’, hvor planlæggere bevidst underestimerer projekternes omkostninger og overestimerer projekternes gevinster for at få dem godkendt.

Byggeplanlæggere og projektledere skal opbygge erfaringsbaser fra lignende projekter og aktivt anvende dem, når de estimerer, hvor meget projekterne vil koste, og hvor længe de vil tage at bygge. Denne anvendelse af erfaringer i planlægningsfasen, reference class forecasting, mener han, er nøglen til bedre projektplaner.

Herudover foreslår han, at megaprojekternes planlæggere gøres strafferetsligt ansvarlige. En projektplanlægger skal kunne komme i fængsel for forkerte estimater.

Mulighed for at redefinere projekterne

OMEGA Centres vinkel – med studier af de samlede projektforløb – giver forskerne et andet billede. I OMEGA Centres studier er megaprojekter ikke udelukkende ingeniørprojekter, der skal planlægges godt.

Megaprojekter er også forløb, der må anskues som åbne, organiske systemer, hvor der er andre strategiske formål med projekterne end opfyldelse af leverance til tiden og til budgettet.

OMEGA Centre præsenterer derfor en række anbefalinger til beslutningstagere og projektledere, der retter sig mod en anerkendelse af, at projekter ændrer sig i deres levetid, og at der kommer nye ideer og ønsker ind i projekterne, når deltagerne bliver involveret.

Betydningen af denne forståelse ligger ifølge deres analyse i, at der er andre vilkår for megaprojekterne end de vilkår, der er tilstede i almindelige projekter.

Specielt succeskriterierne er ikke altid kun opfyldelse af 1) den oprindelige specifikation, 2) levering til tiden og 3) indenfor det aftalte budget – også kaldet projekttrekanten.

Der er ofte mange andre succeskriterier, som interessenterne sætter for projektet, og de skal rapporteres og forfølges på lige fod med projekttrekanten.

I lyset af disse forskellige succeskriterier og i lyset af forandringer omkring projektet, der kan have konsekvenser for projektets succes, anbefaler OMEGA Centre-studiet også, at projektledelsen åbner op for muligheden for, at ’projekterne skal have tid til at trække vejret’ og om nødvendigt redefinere omfang og gevinster i løbet af projektet.

OMEGA Centre-studiet finder, at projektledere skal være meget opmærksomme på, hvordan embedsmænd i administrationen og politikere er i stand til at reagere på overraskelser og nye ønsker i projekterne og anbefaler, at projektlederen spørger, om embedsmænd og offentlige ledere kan forklare og håndtere forandringer og eventuelt nye forudsætninger for megaprojekterne.

OMEGA Centre-studiet forklarer gennem cases, hvordan embedsmænd i Hong Kong, Japan og Frankrig i kriser agerede konsekvent og sikrede, at projekterne opnåede den strategiske succes, de var tiltænkt.

Modsat andre cases, hvor græske og australske embedsmænd ikke var i stand til at sikre, at projekterne opnåede succes.

\ Læs mere

Ny metode til offentligt udbud sikrer bedre byggeri

Anbefalinger er allerede taget i brug

I løbet af de sidste 10 års forskning i megaprojekter er der altså dukket en række nye og interessante anbefalinger op til projektledere.

Nogle af anbefalingerne er allerede taget i brug i forbindelse med de danske megaprojekter, for eksempel har man på alle supersygehusprojekterne kvartalsvis rapportering fra eksperter uden for projekterne (’Det Tredje Øje’).

Her bliver planer og ændringer i planerne gennemgået af erfarne udenforstående rådgivere. Dermed kan overoptimismen, som Flyvbjerg omtaler, måske begrænses noget.

I de kommunale letbaneprojekter forlanger Finansministeriet, at kommunerne skal arbejde med en 30 procents sikkerhedsmargin i budgettet for på denne måde at sikre, at der er plads til nye forudsætninger, og for at sikre at der er mulighed for at håndtere overraskelser.

Desværre har det vist sig, at det måske ikke er helt tilstrækkeligt.

I pressen har vi for eksempel kunnet læse om, at der i forbindelse med det nye supersygehus i Køge måtte lægges yderligere 350 millioner til budgettet, fordi de oprindelige løsninger i form af nye robotbetjente lagertårne måtte opgives.

Så der træffes stadig beslutninger om at benytte ny og uprøvet teknologi for så senere at opdage, at risikoen var for stor og teknologien ikke helt klar.

\ Læs mere

Politikere ville fylde byerne med beton

Kan de trækkes over i mindre projekter?

Mange af anbefalingerne kan sagtens være relevante for projektledere, der ikke arbejder med megaprojekter.

Flyvbjergs angreb på overoptimismen kan også forekomme i mindre projekter i private virksomheder, og her kan erfaringstal være meget værdifulde.

I en mindre IT-afdeling har man mulighed for at opsamle tid på dele af projekterne, så man har noget at sammenligne med, næste gang noget lignende skal sætte i gang.

Og OMEGA-centerets fokus på vurderingen af opdragsgivers eller styregruppens evne til at handle på nye forudsætninger kan også være meget relevant i et mindre projekt, for at et projekt når i mål.

Så forskningen kan måske bidrage til, at vi får færre projektfiaskoer.

\ Læs mere

Prestigebyggerier står halvtomme

\ Læs mere

Byggeindustrien er en gigantisk byrde for klimaet: Hvordan gør vi den grønnere?