Forsinkede møder kan have store omkostninger
Møder har altid en tendens til at være mere eller mindre forsinkede. Men fænomenet er ikke bare til gene, for dem der godt kan finde ud af at komme til tiden - det kan også koste dyrt.

Ofte er der lidt løs snak, inden mødet går rigtigt i gang, og det kan ifølge en norsk forsker også være godt nok, især hvis emnet er af mere emotionel karakter. (Foto: Colourbox)

Ofte er der lidt løs snak, inden mødet går rigtigt i gang, og det kan ifølge en norsk forsker også være godt nok, især hvis emnet er af mere emotionel karakter. (Foto: Colourbox)

De fleste har vel oplevet, at mødelokalet kun er halvfuldt, når det burde være fyldt op – og at folk virrer rundt efter kaffekopper, papirer og computere. Indkaldelsen siger, at mødet skulle have været i gang for længe siden.

Mere end en tredjedel af møder i arbejdslivet er forsinkede, eller afbrydes af folk som kommer for sent. Rutineprægede møder i virksomheder er blandt de mest udsatte.

Det antyder et nyt studie i tidsskriftet European Journal of Work and Organizational Psychology.

Men spiller det egentlig en rolle, at møder bliver en smule forsinkede, og/eller at folk kommer lidt for sent?

Ja, mener amerikanske forskere, som er dykket ned i materien. De har både analyseret tidligere studier og har foretaget egne undersøgelser af amerikanske arbejdstagere.

Forsøg på at beregne omkostninger

Ikke helt overraskende risikerer den, der kommer for sent, at stille sig selv i et dårligt lys og fremstå som respektløs og uprofessionel.

Men det er ikke det hele - samtidig peger forskerne bag det nye studie på andre bredere, mulige konsekvenser ved at komme for sent og forsinkede møder:

Det kan ikke bare skabe en dårlig stemning på arbejdspladsen, men også true virksomhedens effektivitet – og potentielt medføre betydelige omkostninger.

Tidligere er der blevet foretaget forsøg på at beregne det samlede økonomiske tab, ved at mange møder er uproduktive. I et studie, som forskerne refererer, er der ikke bare tale om småtterier.

I denne noget sværere estimat-øvelsen, udført helt tilbage i 1989, endte man på 37 milliarder dollars for USA totalt set (over 200 milliarder danske kroner, red.).

Er fem minutter over acceptabelt?

Om dette er nok til at skræmme mødedeltagere til en øget punktlighed skal være usagt.

Det nye studie antyder i hvert fald følgende: Hvis du ikke kan komme til tiden til et møde på arbejdspladsen, så sørg for ikke at være mere end fem minutter for sent ude.

At komme for sent til møder kan ikke kun resultere i, at andre bliver irriterede, men kan have langt alvorligere konsekvenser for produktiviteten i hele virksomheden. (Foto: Colourbox)

De fleste vil ikke blive så irriteret på folk, som dumper ind i mødelokalet, før der er gået fem minutter over tiden, påpeger forskerne.

Hvordan en ankomst nogle minutter over tiden bliver modtaget, afhænger ganske vist af omstændighederne. For eksempel hvordan resten af mødedeltagerne opfører sig på det pågældende tidspunkt.

Sidder alle helt klar præcist klokken 9, eller bruger man et par minutter med lidt løs snak, før mødelederen griber ordet?

Hvis der mangler flere, eller de, der allerede er kommet, sidder og småsnakker efter angivet starttidspunkt, vil de, der kommer for sent, måske ikke engang selv føle, at de kommer for sent.

Kan resultere i virksomhedstab

I lighed med Steven G. Rogelberg og hans kolleger, som står bag det nye studie, mener også Jan Ketil Arnulf ved BI Handelshøjskolen i Oslo, at man skal tage fænomenet med at komme for sent til møder alvorligt.

»Mødevirksomhed indgår som en del af produktionsprocessen og værdiskabelsen i en virksomhed.«

»På samme måde som en eller flere forsinkelser i flytrafikken forplanter sig og får konsekvenser for andre uskyldige, vil møder, som ikke starter til aftalt tid, give forsinkelser i værdikæden, noget som kan resultere i delvist store produktivitetstab i en virksomhed,« siger BI-forskeren, som også er lektor ved Institut for ledelse og organisation.

»At komme for sent til møder kan også ses som ringeagt for andres arbejdstid og bidrage til konflikter på arbejdspladsen.«

Vigtige immaterielle og symbolske komponenter

BI-forsker Jan Ketil Arnulf påpeger imidlertid, at møder ikke udelukkende skal ses ud fra en produktionsmæssig tankegang.

»Mødevirksomhed kan også have vigtige immaterielle og symbolske komponenter. Derfor vil det nogle gang være mindre vigtigt med faste rammer, og mødet vil i stedet starte blødt. Der er jo forskel på møder, og på hvad der skal kommunikeres.«

»At gå direkte til sagen kan sende dårlige signaler. Særligt hvis teamet er mere emotionelt end rent praktisk. Så vil lidt kaffe og small talk først måske være fornuftigt,« slutter Jan Ketil Arnulf.

© forskning.no Oversættelse: Julie M. Ingemansson

Nyhed: Lyt til artikler

Du kan nu lytte til udvalgte artikler herunder. Du kan også lytte til de oplæste artikler i din podcast-app, hvor du finder dem under navnet 'Videnskab.dk - Lyt til artikler'.

Ugens videnskabsbillede

Se flere forskningsfotos på vores Instagram-profil, og læs om de nedenstående prisvindende billeder af stjernetåger og stjernefabrikker her.

Ny video fra Tjek

Tjek er en YouTube-kanal om videnskab henvendt til unge.

Indholdet på kanalen bliver produceret af Videnskab.dk's videojournalister med samme journalistiske arbejdsgange, som bliver anvendt på Videnskab.dk.

Hej! Vi vil gerne fortælle dig lidt om os selv

Nu hvor du er nået helt herned på vores hjemmeside, er det vist på tide, at vi introducerer os.

Vi hedder Videnskab.dk, kom til verden i 2008 og er siden vokset til at blive Danmarks største videnskabsmedie med omkring en million brugere om måneden.

Vores uafhængige redaktion leverer dagligt gratis forskningsnyheder og andet prisvindende indhold, der med solidt afsæt i videnskabens verden forsøger at give dig aha-oplevelser og væbne dig mod misinformation.

Vores journalister fortæller historier om både kultur, astronomi, sundhed, klima, filosofi og al anden god videnskab indimellem - i form af artikler, podcasts, YouTube-videoer og indhold på sociale medier.

Vi stiller meget høje krav til, hvordan vi finder og laver vores historier. Vi har lavet et manifest med gode råd til at finde troværdig information, og vi modtog i 2021 en fornem pris for vores guide til god, kritisk videnskabsjournalistik.

Vores redaktion gør en dyd ud af at få uafhængige forskere til at bedømme betydningen af nye studier, og alle interviewede forskere citat- og faktatjekker vores artikler før publicering.

Hvis du går rundt og undrer dig over stort eller småt, vil vi elske at høre fra dig og forsøge at give dig svar med forskernes hjælp. Send bare dit spørgsmål til vores brevkasse Spørg Videnskaben.

Vi håber, at du vil følge med i forskningens forunderlige opdagelser her på Videnskab.dk.

Få et af vores gratis nyhedsbreve sendt til din indbakke. Du kan også følge os på sociale medier: Facebook, Twitter, Instagram, YouTube eller LinkedIn.

Med venlig hilsen

Videnskab.dk