De fleste har vel oplevet, at mødelokalet kun er halvfuldt, når det burde være fyldt op – og at folk virrer rundt efter kaffekopper, papirer og computere. Indkaldelsen siger, at mødet skulle have været i gang for længe siden.
Mere end en tredjedel af møder i arbejdslivet er forsinkede, eller afbrydes af folk som kommer for sent. Rutineprægede møder i virksomheder er blandt de mest udsatte.
Det antyder et nyt studie i tidsskriftet European Journal of Work and Organizational Psychology.
Men spiller det egentlig en rolle, at møder bliver en smule forsinkede, og/eller at folk kommer lidt for sent?
Ja, mener amerikanske forskere, som er dykket ned i materien. De har både analyseret tidligere studier og har foretaget egne undersøgelser af amerikanske arbejdstagere.
Forsøg på at beregne omkostninger
Ikke helt overraskende risikerer den, der kommer for sent, at stille sig selv i et dårligt lys og fremstå som respektløs og uprofessionel.
Men det er ikke det hele - samtidig peger forskerne bag det nye studie på andre bredere, mulige konsekvenser ved at komme for sent og forsinkede møder:
Det kan ikke bare skabe en dårlig stemning på arbejdspladsen, men også true virksomhedens effektivitet – og potentielt medføre betydelige omkostninger.
Tidligere er der blevet foretaget forsøg på at beregne det samlede økonomiske tab, ved at mange møder er uproduktive. I et studie, som forskerne refererer, er der ikke bare tale om småtterier.
I denne noget sværere estimat-øvelsen, udført helt tilbage i 1989, endte man på 37 milliarder dollars for USA totalt set (over 200 milliarder danske kroner, red.).
Er fem minutter over acceptabelt?
Om dette er nok til at skræmme mødedeltagere til en øget punktlighed skal være usagt.
Det nye studie antyder i hvert fald følgende: Hvis du ikke kan komme til tiden til et møde på arbejdspladsen, så sørg for ikke at være mere end fem minutter for sent ude.
De fleste vil ikke blive så irriteret på folk, som dumper ind i mødelokalet, før der er gået fem minutter over tiden, påpeger forskerne.
Hvordan en ankomst nogle minutter over tiden bliver modtaget, afhænger ganske vist af omstændighederne. For eksempel hvordan resten af mødedeltagerne opfører sig på det pågældende tidspunkt.
Sidder alle helt klar præcist klokken 9, eller bruger man et par minutter med lidt løs snak, før mødelederen griber ordet?
Hvis der mangler flere, eller de, der allerede er kommet, sidder og småsnakker efter angivet starttidspunkt, vil de, der kommer for sent, måske ikke engang selv føle, at de kommer for sent.
Kan resultere i virksomhedstab
I lighed med Steven G. Rogelberg og hans kolleger, som står bag det nye studie, mener også Jan Ketil Arnulf ved BI Handelshøjskolen i Oslo, at man skal tage fænomenet med at komme for sent til møder alvorligt.
»Mødevirksomhed indgår som en del af produktionsprocessen og værdiskabelsen i en virksomhed.«
»På samme måde som en eller flere forsinkelser i flytrafikken forplanter sig og får konsekvenser for andre uskyldige, vil møder, som ikke starter til aftalt tid, give forsinkelser i værdikæden, noget som kan resultere i delvist store produktivitetstab i en virksomhed,« siger BI-forskeren, som også er lektor ved Institut for ledelse og organisation.
»At komme for sent til møder kan også ses som ringeagt for andres arbejdstid og bidrage til konflikter på arbejdspladsen.«
Vigtige immaterielle og symbolske komponenter
BI-forsker Jan Ketil Arnulf påpeger imidlertid, at møder ikke udelukkende skal ses ud fra en produktionsmæssig tankegang.
»Mødevirksomhed kan også have vigtige immaterielle og symbolske komponenter. Derfor vil det nogle gang være mindre vigtigt med faste rammer, og mødet vil i stedet starte blødt. Der er jo forskel på møder, og på hvad der skal kommunikeres.«
»At gå direkte til sagen kan sende dårlige signaler. Særligt hvis teamet er mere emotionelt end rent praktisk. Så vil lidt kaffe og small talk først måske være fornuftigt,« slutter Jan Ketil Arnulf.
© forskning.no Oversættelse: Julie M. Ingemansson
