»Drop møderne og få lavet noget«

Der bliver ikke lagt fingre imellem, når lektor i økonomi, sprog og samfundsfag ved Høgskolen i Østfold Mats Persson i sin kronik 'Drop møderne og få lavet noget' stiller spørgsmålstegn ved den mødekultur, der efterhånden er blevet en krumtap i vores moderne arbejdsliv.

»Møder er måske den største tidsrøver, vi har på de norske arbejdspladser, og skal vi øge effektiviteten og produktiviteten, må vi reducere antallet af møder.«

Sådan starter Mats Persson sin kronik.

Men har Mats Persson en pointe i, at vi spilder tiden på møder, og at vi derfor bør gå til færre?

Deres læge er til møde

I 1994 gik en vred amerikansk læge til tasterne. Han var træt af, at bide patienter af med frasen om, at 'deres læge altså lige var til møde'.

Den anden juni samme år publicerede manden – han var den amerikanske professor i medicin Abraham Bergman – artiklen ‘Meeting Mania’ i the New England Journal of Medicine.

Det var en videnskabelig artikel, ja, men det var også et kraftigt opgør med en administrativ sygdom, som han døbte 'mødemanien'.

Artiklen blev ti år efter i 2004 fulgt op af David S. Goldbloom, der var professor i psykiatri ved Toronto University.

Både i studiet fra 1994 og 2004 konkluderede man det samme: Møderne var steget den amerikanske sundhedssektor til hovedet.

Er mødemanien over os?

Følelsen, af at møder bliver en større del af vores arbejdsliv, vækker sikkert genkendelse blandt mange.

Men det er svært at finde forskning eller tal, der bakker op om denne følelse.

På den korte bane peger en håndfuld danske og udenlandske undersøgelser fra de seneste år på, at møder fylder mere i kalenderen – især blandt ledende medarbejdere. Man kan dog ikke drage nogle generelle konklusioner på baggrund af de relativt få tal.

På den lange bane – og det er den, Mats Persson spiller på – er der endnu færre tal, der kan give et retvisende billede af, om vi går til flere eller færre møder.

\ Læs mere

Effektive møder kan forhindre konflikter på jobbet

For mange dårlige møder

Det er altså svært at sige, om selve antallet af møder er et problem.

»Det lyder plausibelt, at vi går til flere møder,« siger Ib Ravn, der er lektor og ph.d. ved Danmarks Insititut for Pædagogik og Uddannelse.

Men ifølge ham er spørgsmålet underordnet, og derfor bryder han sig heller ikke om et begreb som 'mødemani'.

»Det er et faktuelt spørgsmål, som jeg ikke har svaret på. Det er heller ikke så vigtigt et spørgsmål. Spørgsmålet er, om man går til gode eller dårlige møder. Og der vil jeg sige, at der nok er en tendens til, at vi går til lidt for mange dårlige møder,« fortæller Ib Ravn.

Han forklarer, at der generelt mangler tal og data på møder, fordi det er et forholdsvist nyt forskningsfelt.

»Møder er jo en ret usynlig ting. Det er usexet. Man kan bedre lide at snakke om ting som strategi, innovation, kreativitet og så videre. Det er buzzwords,« fortæller Ib Ravn.

Ingen er tilfredse med møder

Mødemani eller ej, så er møder en stor kilde til frustration for os.

Vi sidder ofte med følelsen af, at vi spilder tiden til et møde. Så i den henseende har Mats Persson fat i noget.

Væksthus for Ledelse lavede i 2012 en undersøgelse, der viste, at fire ud af fem danske ledere beretter om tidsspilde til møder. Og året før viste en undersøgelse, at halvdelen af Djøfs medlemmer – både ledere og medarbejdere – mente, at de ikke fik nok ud af de møder, de deltog i.

»Alle mennesker brokker sig jo over møder,« fortæller Ib Ravn og henviser til et studie, hvor han har undersøgt tilfredsheden med møder blandt 306 respondenter fra fem forskellige virksomheder.

Svarene viste blandt andet, at der var en gennemsnitstilfredshed med møderne på 3,3 i en skala fra et til fem.

»Det er alarmerende. Ingen virksomheder eller organisationer vil være tilfredse med en medarbejder- eller kundetilfredshed på 3,3. Man vil typisk gerne ligge på 3,7 eller 4 for at kunne være tilfreds,« fortæller Ib Ravn.

Endvidere viste studiet, at ledere og ikke-ledere mente, at de spildte henholdsvis 22 og 21 procent af tiden, som de brugte til et møde.

Ib Ravn tilføjer dog at svarene muligvis er farvet af, at mange ikke har turde svare, at de spildte alt for stor en procentdel af deres tid til møder, da det svar ville være forbundet med stort personligt ubehag, og omvendt, at ingen ville svare så lavt som et til to procent, da det ville virke utroværdigt.

Bør vi gå til færre møder?

Når der generelt er en stor spildtid i de møder, som vi går til, bør vi så gå til færre møder for at øge effektiviteten, som Mats Persson skriver?

Der er ikke nogen undersøgelser, der direkte peger på, at det giver mening at luge ud i møderne for at øge effektiviteten.

For det første ved vi jo ikke med 100 procents sikkerhed, at vi går til flere møder, eller at vi går til for mange.

»Topledere går til møder dagen lang, og det skal de jo. Det skal være deres arbejde. Hvad skal de ellers lave? Sidde og svare på e-mails? Det er de jo alt for vigtige til,« fortæller Ib Ravn.

Igen understreger han, at antallet af møder ikke er så vigtigt, men det er kvaliteten af møderne, man bør fokusere på.

»Alt for mange møder er middelmådige,« fortæller Ib Ravn og tilføjer:

»Der er et kæmpe uforløst potentiale i møder. Men det betyder ikke nødvendigvis, at vi skal gå til færre møder. Vi skal bare indrette dem anderledes.«

Tjener frem for konge

Et møde i dag bygges typisk op omkring en mødeleder, der med scepter og æble som en konge styrer mødets gang fra punkt til punkt til punkt.

Men det er en gammeldags måde at holde møde på, mener Ib Ravn.

Et godt møde har i stedet brug for en tjener.

En tjener er det, som Ib Ravn kalder en mødefacilitator, og tjeneren skal sørge for, at folk kommer til orde og spiller ind på de rigtige tidspunkter.

Ib Ravn har stået bag og arbejder stadig med flere projekter, der ind til videre har påvist positive resultater ved brug af en mødefacilitator.

Senest i 2014 publicerede han i tidskriftet International Journal of Managment Practice resultaterne af et studie, hvor han havde undervist 103 ledere i to organisationer i at facilitere møder frem for at lede dem.

En før- og efterundersøgelse af omkring 1.000 medarbejdere viste en langt større tilfredshed i møderne, hvor lederne var blevet trænet i at facilitere.

Stadig det vigtigste for koordinering

»Min hovedpointe i kronikken er ikke, at alle møder er spild af tid, men at vi må være mere bevidste om, at møder kan være det og ofte er det,« skriver Mats Persson i en mail til Videnskab.dk.

Det er det, Mats Persson gerne vil sætte til debat med sin kronik.

Han henviser til den svenske forsker og professor emeritus ved Uppsala Universtet Nils Brunssons studie i hykleri i professionelle organisationer fra 2002.

Studiet konkluderer blandt andet, at der 'ikke nødvendigvis er en direkte sammenhæng mellem det, vi siger, det vi beslutter, og det vi gør'.

Det betyder ifølge Mats Persson, at »møder er en usikker strategi, hvis vi ønsker effektivitet og produktivitet, og at vi har brug for handling,« som han skriver i sin kronik.

»Jeg siger ikke, at møder ikke har noget med effektivitet og produktivitet at gøre. Det ville jo være meningsløst at sige. Møder er måske den vigtigste koordineringsmekanisme, vi har i organisationer,« skriver han endvidere til Videnskab.dk.

Møder til debat

Både Ib Ravn og Mats Persson vil gerne sætte vores mødekultur til debat.

Forskningen på området ind til videre har været forholdsvist smal og overset, og der går nok 20-30 år, før den virkelig bliver rigtigt etableret, vurderer Ib Ravn.

De første skridt mod en etableret forskning i møder blev dog taget tidligere på året, da forskere fra hele verden i maj 2017 mødtes i Göteborg til et Mødeforsknings-symposium.

\ Læs mere

Videomøder kan optimeres med 9 takt-og-tone-regler

\ Læs mere

Forsinkede møder kan have store omkostninger