Videomøder kan optimeres med 9 takt-og-tone-regler

Det er blevet normalt, at virksomheder outsourcer, og medarbejdere samarbejder i virtuelle teams ved hjælp af teknologi som for eksempel Skype.

Medarbejdere kan spare tid og penge ved ikke at rejse for at holde møder, og det sker også inden for mindre afgrænsede geografiske områder.

Teknologien er samtidig blevet bedre, billigere og findes i mange varianter og medarbejdere er blevet mere vant til at arbejde med teknologien.

Og på den økonomiske side kan virksomheder spare rejsepenge og opnå et bedre CO₂-regnskab ved at reducere transport.

Der er mange fordele og trends, der peger henimod mere brug videomøder.

Videomøder har fire vigtige begrænsninger

Der er imidlertid en række begrænsninger ved videomødeteknologien, der gør, at en ny type takt og tone må indføres.

1. Der er reduceret visuel adgang til hinandens omgivende miljø

Man kan for eksempel ikke se kontormiljøet og andre elementer, som kan virke inspirerende eller forstyrrende på personen, der sidder foran skærmen. Dette fravær gør, at man ikke altid forstår konteksten for det, der siges.

Dertil kommer, at man heller ikke har adgang til de andres interne forforståelser og viden om afdelingen, teamet eller virksomheden og de formelle, men ligeså ofte uformelle, ting, der foregår. Den fysiske afstand skaber også en kulturel og vidensmæssig distance.

2. Der er reduceret kropslig kontakt

Man kan ikke røre hinanden, lugte hinanden og fornemme de mange andre subtile kropslige signaler, mennesker udsender, og som er med til at skabe betydning i samtalen.

Nærhed, nærvær og intimitet skabes ansigt-til-ansigt, og når en skærm kommer imellem mennesker, skaber det distance.

På trods af visuel adgang til andre deltagere kan man i videokonferencemøder ikke opnå øjenkontakt: Ser man på sin samtalepartner på skærmen, kigger man samtidig væk fra kameraet.

3. Der er reduceret brug af genstande

I ansigt-til-ansigt samtaler er det naturligt at tage og bruge genstande som ressourcer i samtalen. Det er meget vanskeligt i videomøder.

4. Der er reduceret flow i samtalen

Ansigt-til-ansigt samtaler er styret af en række samtaletekniske regler, som folk naturligt følger:

Man orienterer sig mod overgangsrelevante steder i samtalen, man taler ikke i overlap, man behandler typisk pauser som problematiske elementer i samtale, og man kan have flere emner kørende på samme tid med forskellig intensitet. Det sikrer et normalt flow i samtalen.

Videomøde-teknologien har ofte en lille forsinkelse i transmitteringen, og deltagernes manglende fysiske tilstedeværelse betyder, at store dele af det normale samtalesystem bliver sat ud af funktion.

Deltagere skal acceptere længere pauser, vente længere tid, før de begynder at tale, blive bedre til at håndtere overlap i samtalen og kun tale om et fælles emne ad gangen.

\ Læs mere

»Drop møderne og få lavet noget«

Ni regler for god videomødekommunikation

Heldigvis findes der 9 takt-og-tone-regler, som gør videomøder mindre frustrerende:

Regel 1: Forventningsafstemning

Gode regler for brug af videomøder må vedtages i fællesskab i et team eller blandt mødedeltagerne.

Den første regel er derfor at blive enige om, hvad netop jeres praksis skal være.

Da teknologien sætter begrænsninger for interaktionens intensitet, bliver kommunikationen nødvendigvis udfordret.

Gør det til et tema i afdelingen eller teamet at få drøftet, hvordan jeres praksis skal være helt nede på samtalens mikroniveau.

Regel 2: Definér mødetypen

Videomøder egner sig ikke til alle typer møder, men bedst til møder med folk, man har mødtes med ansigt-til-ansigt.

Kontakt mellem mødedeltagere bygger på tillid, og den etableres især ved fysiske møder, fordi den involverer alle kroppens signaler.

Fordi videomøder reducerer muligheden for kompleksitet, bør de ikke bruges til møder, der indebærer stor kompleksitet.

Relevante videomødetyper er:

• Faste korte møder, hvor deltagerne kender hinanden. For eksempel ugentlige møder mellem de samme personer. Møder, hvor proceduren er den samme.
• Orienterende møder, informationsmøder, statusmøder og opdateringsmøder, som er præget af envejskommunikation.
• Indledende jobsamtaler.
• Hurtige møder, det vil sige hvor behovet opstår hurtigt, og hvor der hurtigt skal tages beslutning.
• Møder, hvor der udveksles faglige erfaringer, vurderinger og koordineres arbejdsopgaver, uden at man skal træffe alt for vanskelige beslutninger.

Mindre relevante videomødetyper er:

• Ledelsesmøder, afsluttende forhandlinger, kontraktmøder, møder vedrørende budgetudfordringer og direktionsmøder.
• Ansættelsessamtaler på højere niveauer og medarbejderudviklingssamtaler.
• Brainstorming og møder, hvor man vil vise hinanden noget ved at tegne på tavler og bruge mange genstande.
• Møder, hvor der skal afprøves noget via tegninger, materialer eller produkter i detaljer.
• Møder med mere end 6-8 deltagere.

Regel 3: Brug en facilitator

Alle gode møder er styret af en facilitator. Det gælder ansigt-til-ansigt møder og særligt for videomøder, hvor facilitatoren må meget aktivt må på banen for at tildele taletur og fastholde samtaleemner.

En facilitator styrer ud fra en dagsorden. Vedkommende skal også have ansvar for, at teknikken virker, før mødet går i gang, så spildtid for mødedeltagere undgås. En facilitator:

• er bevidst om at inddrage mødedeltagerne på alle lokationer, for eksempel ved eksplicit at spørge om deres individuelle holdning til et emne.
• tildeler tydeligt taleture ved brug af navn: »Rebecca, vil du uddybe dette emne?«
• bremser meget talende mødedeltagere, hvis de er på vej til at skævvride interaktionen.
• skaber en fælles forståelse ved at opsummere emner, beslutninger og konklusioner under- vejs.
• beder om ‘grønt lys’ og opsummerer, før næste dagsordensemne påbegyndes for at sikre enighed og fælles forståelse: »Så det, vi har besluttet, er altså X og X, er alle enige i det?«
• er opmærksom på ikke utilsigtet at udelukke nogen ved at vende sig væk fra skærmen
• kommer med nuancerede forslag, gerne tydeliggjort med faser og dialogstrukturerende vendinger som ’for det første’ og ’på den anden side’, da man her kan få øjeblikkelig feedback.

Regel 4: Tal langsomt og tydeligt

Folk bliver normalt nervøse, når pauser bliver for lange, efter de har foreslået noget. Det bliver fortolket som kritik af forslaget. Medarbejdere må have psykologisk sikkerhed for at kunne agere helhjertet.

Derfor er det vigtigt, at alle anerkender og accepterer, at samtalens naturlige langsommelighed og formelle udtryk er normalt.

Den hurtige stream-of-consciousness tale, der kommer i kontakt med dybere kreative tanker og associationer, er svær at praktisere under videomøder, fordi den kræver ping-pong mellem deltagere. Det kan ikke lade sig gøre under videomøder på samme måde.

Man bør i stedet tale langsomt og tydeligt, og andre deltagere skal vente et stykke tid, før de tager ordet, for at undgå overlap i samtalen. Det kan anbefales, at man skriver sine pointer ned undervejs i mødet.

Sådan kommunikerer du tydeligt:

• Tænk løbende over, hvad kameraet indfanger, og husk at fortælle de øvrige deltagere, hvis der foregår noget vigtigt uden for kameraets vinkel.
• Italesæt, hvad du ser: »Jeg kan se, du læner dig frem, vil du sige noget?«
• Vær pausestærk! Vent længere på respons fra samtalepartnere, end du normalt ville gøre ansigt til ansigt, før du selv genoptager taleturen.
• Indiker tydeligt med dit kropssprog, om du for eksempel ønsker at få ordet, eller om du er færdig med din taletur.

\ Læs mere

Topmøder CO2-sviner: Kan man ikke mødes på nettet i stedet for at flyve langt?

Regel 5: Smalltalk ikke, og undgå støj

Det kræver større koncentration at deltage i videomøder end ansigt-til-ansigt møder, fordi det ofte er en mere uvant situation.

Smalltalk og sidebemærkninger kan være forstyrrende for mødet. Hav også relevante papirer liggende klar.

Regel 6: Hold korte møder

Møder har det med at blive for lange og unødvendigt ineffektive. Og møder har det også med at udvide sig, til de udfylder det planlagte tidsrum.

Det gælder også særligt for videomøder. Fordi smalltalk og digressioner i samtalen er sværere under videomøder, gør det også møderne potentielt kortere.

Facilitatoren skal blot være opmærksom på, at hvert dagsordenspunkt bliver afsluttet med en ansvarsfordeling.

Regel 7: Alle skal på banen

Videomøder udvikler sig ofte sådan, at det blot er nogle få, der tager styring over samtalen.

Det er for let at sidde tavs til et helt videomøde, og det er uproduktivt.

Derfor anbefales det, at facilitatoren organiserer talerunder, hvor alle udtrykker deres holdninger.

Regel 8: Vær ikke bange for at bruge de teknologiske muligheder

Fordi mødet foregår via teknik, kan det let integreres med anden teknologi. For eksempel elektroniske samarbejdsprogrammer, som tillader desktop-sharing og application-sharing som Cisco’s WebEx.

Men medarbejderne er nødt til at sætte sig en smule ind i, hvad programmerne kan.

Se for eksempel denne Wikipedia-liste over samarbejdssoftware.

Regel 9: Undgå at skævvride magtforholdet for meget

Der er en tendens til, at de deltagere, der sidder det samme sted i en gruppe, har mere magt i samtalen end den ene, der sidder placeret et andet sted.

Det skyldes, at gruppens ansigt-til-ansigt interaktion, der foregår ved siden af videomødet, styrker gruppens position uforholdsmæssigt.

Det er derfor en god regel at italesætte denne skævvridning og eventuelt blive enige om, at der ikke må foregår ansigt-til-ansigt interaktion parallelt med videomødet.

Der er forskel på, hvordan kommunikationen udfolder sig, alt efter hvordan deltagerne er organiseret i forhold til hinanden:

• En-til-en: Personerne sidder typisk ved deres computere/tablets og bruger Skype eller anden software. Deltagerne er lige i status.
• En-til-flere (samlet): En person sidder typisk ved sin computer/tablet over for resten af teamet, der er samlet et andet sted i et videokonferencerum. Der er en asymmetrisk relation.
• En-til-flere (spredt): Personerne sidder spredt rundt omkring med hver deres computer/tablet. Deltagerne er lige i status.
• Flere-til-flere: To grupper sidder forskellige steder i hver deres videokonferencerum. Deltagerne er lige i status.

Vælg det rigtige format, der passer til jeres behov, og vær klar over forskellige dynamikker.

Læs mere i kapitel 7 og 17 i ‘Kommunikation i internationale virksomheder‘. Og prøv øvelserne fra bogens forfattere.

En ældre version af denne artikel findes på Kommunikationsforum.dk

\ Læs mere

Forsinkede møder kan have store omkostninger

\ Læs mere

Effektive møder kan forhindre konflikter på jobbet