Bedre intern kommunikation giver konkurrencefordele

Når Belal i Elfenbenskysten skal have videomøde med Chris i London og Steve i San Francisco om deres virksomheds nyeste bygningsprojekt lidt uden for Cape Town i Sydafrika, er de blot ét team ud af mange i internationale virksomheder, som mødes virtuelt.

Globaliseringen indebærer, at flere og flere medarbejdere i internationale virksomheder skal kommunikere med kolleger på tværs af geografi, værdier, kultur, sprog, rum og tid.

Og det kræver kommunikative, sociale og interaktionelle kompetencer hos de involverede.

Effektiv kommunikation giver flottere bundlinjer

Internationale virksomheder består af mennesker, der interagerer og kommunikerer dagligt: de taler ansigt-til-ansigt, sender emails, taler i telefon, holder videomøder, sender sms’er og mange andre ting.

Det er denne interaktion, som er selve fundamentet for den internationale virksomhed – og for alle andre typer virksomheder og organisationer.

Hvis man analyserer den daglige interaktion i den internationale virksomhed, kan man opnå indsigt og viden, som kan optimere kommunikationen. Det vil skabe værdi for virksomheden, og det er her, fremtidens konkurrencefordele ligger gemt.

Kun ved at undersøge praksis, kan vi finde problemerne

Traditionelt har man i høj grad beskæftiget sig med international virksomhedskommunikation uden at have fokus på, hvordan den enkelte medarbejders kommunikation skaber værdi for virksomheden.

Men i dag er kommunikation og interaktion i professionel sammenhæng blevet langt mere kompleks, ukontrollerbar og mangfoldig.

Interaktion er ikke noget, som bare sker; interaktion samskabes, når medarbejdere interagerer på en bestemt måde i praksis. En leantavle med smarte magneter, flotte farver og fint opdelte felter er ikke en garanti for succes.

Kun hvis de mennesker, som bruger leantavlen evner at bruge den efter hensigten, så deres arbejdsgange og processer optimeres, er leantavlen et effektivt værktøj.

Hvis vi vil optimere og effektivisere interaktionen i internationale virksomheder, må vi derfor se nærmere på praksis.

Her er den interaktionelle tilgang til kommunikation i internationale virksomheder værdifuld.

Når vi tager udgangspunkt i, hvordan hverdagen i den internationale virksomhed rent faktisk udfolder sig for medarbejderne, kan vi i langt højere grad forstå hverdagen og medarbejdernes udfordringer og dermed være med til at forbedre relationer, interaktioner og samarbejde.

Hvordan undgår vi kommunikationskriser i mødelokalet?

Hvis videomøderne mellem Belal, Chris og Steve, altid ender med voldsom uenighed, eller hvis et par af mødedeltagerne føler store frustrationer over måden beslutninger bliver trumfet igennem på – eller hvis de to europæere bruger en del tid på at diskutere og brokke sig over, at »Belal altid siger ja til alt, hvad vi spørger ham om, også selvom han ikke mener ja«, så er der kun én vej til at afdække disse problemer og én måde at skabe løsninger på:

Vi må fokusere på praksis.

Det gør vi ved at observere, hvordan videomøderne foregår:

• Hvem siger hvad, hvornår og på hvilken måde?
• Hvilke identiteter skaber det for de involverede?
• Hvilke interaktionelle mønstre kan vi se?
• Virker disse mønstre hensigtsmæssige eller uhensigtsmæssige for en ligeværdig og samskabende interaktion?
• Hvordan oplever de involverede videomøderne. Hvad er deres mål med videomøderne, og er der noget, de er frustrerede over?
• Hvordan forestiller deltagerne selv, at problemerne kan løses?

Først når man har mulighed for at sætte interaktionen og selvforståelserne blandt deltagerne under lup, kan man reelt udpege problemstillingerne og de mulige løsninger.

Fordi den interkulturelle kommunikation i internationale virksomheder er så kompleks og dynamisk, virker standardløsninger ikke.

Hvert problem kræver, man tager konkret stilling.

De nyansatte skal socialiseres ind i virksomheden

Trine, den nye projektleder i R&D-afdelingen, deltager på sin første arbejdsdag i et LEAN-møde. Hun ved, at LEAN handler om at ’trimme’ organisationens processer m.m., men som nytilkommen i organisationen kender hun ikke meget til organisationens processer og praksisser endnu.

Da mødelederen tager en rød tusch for at skrive en ny opgave på tavlen, ved Trine ikke, hvorfor mødelederen stopper sig selv, tager en blå tusch i stedet for, griner lidt, og kigger skævt til de andre erfarne medarbejdere på mødet og siger: »Ja, vi begynder jo ikke ligefrem at skrive med rødt, vel?«.

De andre griner indforstået, men Trine står tilbage og kan kun gisne om, hvad der reelt er så sjovt ved, om den røde eller den blå tusch bruges.

Hvis Trine ikke selv hurtigt får læst virksomhedens LEAN-manual, eller hvis hun aldrig får spurgt direkte, kan der gå måneder, før hun finder ud af den reelle årsag til, at en rød tusch er et ’no go’.

En god socialiseringsproces giver bedre præstationer

Ovenstående er et lille eksempel på, at den nytilkomne medarbejder ofte er overladt til sig selv, når det gælder om at forstå, hvordan tingene foregår i virksomheden.

Episoder som denne møder en nyansat mange af i den første tid, og jo færre af disse der ikke bliver forklaret, desto længere tid går der, før Trine føler sig som en del af gruppen og kender virksomhedens værdisæt.

Når man som international virksomhed får nye medarbejdere, skal de socialiseres ind i virksomhedens kultur for hurtigst muligt at kunne præstere i deres nye job.

Samtidig vil virksomheden gerne holde på de nytilkomne medarbejdere, så de ikke hurtigt forlader virksomheden igen.

Jo hurtigere nye medarbejdere bliver højtpræsterende og effektive medarbejdere, desto mere værdi kan de skabe for virksomheden. Den slags sker imidlertid ikke af sig selv.

Sådan integrerer man nye medarbejdere

For at finde ud af hvordan man bedst integrerer og fastholder nye medarbejdere, er det tvingende nødvendigt at se nærmere på, hvordan disse socialiseringsprocesser finder sted i praksis:

• Hvordan gør man i praksis i virksomheden og den enkelte afdeling, når man får nye medarbejdere?
• Hvordan taler og interagerer man med de nye medarbejdere, når arbejdsopgaver skal løses?
• Hvordan oplever de nytilkomne denne måde at gøre det på?
• Bliver deres behov og ambitioner imødekommet?
• Hvad synes de erfarne medarbejdere er let og svært, når det gælder socialisering af nye medarbejdere?
• Er de bevidste om, hvad det er, den nytilkomne ikke ved, eller er de så fanget ind af deres egne erfaringer, daglige rutiner m.m., at deres tavse ekspertviden forbliver tavs?

Kun ved at skaffe sig indsigt i praksis, uanset om der er tale om nytilkomne og erfarne medarbejderes oplevelser af praksis, til videomøder eller andet, er det muligt at ændre og forbedre praksis.

Ingen spørgeskemaundersøgelse eller big data-kørsel kan give os den viden.

Vi må i stedet bevæge os ud i organisationen, tale med medarbejderne og observere den praksis, som de hver dag er en del af og med til at præge.

Læs mere om bøgerne Kommunikation i Internationale Virksomheder 1 + 2 hos forlaget Samfundslitteratur.