Sprogproblemer fører til email-krig i danske virksomheder
Danske virksomheder med filialer i udlandet spilder tid på højeste lederniveau på grund af kulturelle og sproglige misforståelser.

Misforståelserne i email, der skyldes sproglige og kulturelle forskelle, kan hurtigt komme til at koste kostbar tid i danske virksomheder. (Foto: Colourbox)

Danske virksomheder med filialer i udlandet undervurderer den sproglige og kulturelle barriere.

De tror fejlagtigt, at hvis begge parter kan engelsk, så vil samarbejdet forløbet forholdsvist gnidningsfrit. Men i stedet går en stor del af effektiviteten tabt på sproglige misforståelser.

Det er ph.d.-studerende Anders Klitmøller og lektor Jakob Lauring fra Aarhus Universitet Business and Social Sciences kommet frem til i en undersøgelse af danske virksomheder som Grundfos, Vestas og Danfoss med afdelinger i Indien.

”Danskere kan hurtigt blive opfattet som afstumpede. Vi besvarer email meget kortfattet, mens indere skriver flere sider for at forklare problemer og spørgsmål ned i mindste detalje. De danske medarbejdere bliver irriterede over, at skulle læse så meget, og inderne bliver sure over de korte uengagerede svar,” siger Jakob Lauring.

Det kortfattede svar er dog ikke tegn på manglende engagement, men at danskerne for eksempel opfatter inderne som ekspertisen i forhold til produktionen, og derfor beder dem om at træffe en selvstændig beslutning.

Global email-krig

Misforståelserne kan hurtigt komme til at koste kostbar tid i virksomhederne helt op på topledelsesniveau.

”Mindre misforståelser kan udvikle sig til decideret email-krig, hvor flere og flere ledere bliver hæftet på korrespondancen som cc. Det betyder, at ledere på et uforholdsmæssigt højt niveau skal bruge tid på simple misforståelser,” siger Jakob Lauring.

Alligevel er email på mange måder en bedre løsning end "ansigt til ansigt"-møder eller telefonsamtaler.

”Man har tidligere ment, at det er bedst at mødes ansigt til ansigt, men mødet kan strande på kulturelle forskelle. Derfor kan en email være bedre. For eksempel er det nemmere for danskere at forstå inderes skriftlige engelsk end deres engelske dialekt,” siger Jakob Lauring.

Den dårlige kommunikation kan resultere i, at medarbejdere grupperer sig efter sprog i stedet for i forhold til relevans for arbejdet.

Det kan skabe stærkt opdelte virksomheder, hvor samtalerne mellem de forskellige grupper forstummer.

”Man ser tit, at multinationale virksomheder undervurderer sproget og ikke træner de forskellige medarbejdergrupper i ordforråd, sprogpolitik og kulturforskelle. De reagerer først, når kommunikationen bryder sammen og må ty til dyre lappeløsninger som at sende medarbejdere frem og tilbage mellem landene for at ”oversætte” ord og mening. Når det kommer så vidt, udgør de sproglige barrierer en alvorlig kæp i hjulet for den livsvigtige videndeling og ping-pong-effekt, der er grundstenen i kreativitet og innovation,” siger Jakob Lauring.

Forstå kommunikationen

Det er ifølge Anders Klitmøller afgørende, at man i kølvandet på den globale finanskrise får afklaret, præcis hvor begrænsningerne ved virtuel ledelse og kommunikation i geografisk spredte virksomheder ligger.

Han forklarer, at under økonomiske kriser, som den vi netop oplever, begrænser virksomheder bl.a. deres rejseaktivitet og bruger i højere grad de hurtige kommunikationsmedier som telefon, mail og intranet.

De forventer ikke de store udfordringer og bliver overrasket over, hvor hurtigt kommunikationen kan bryde sammen og effektiviteten falde på grund af kulturelle og sproglige spændinger  medarbejderne imellem.

”Lederne har sjældent den store erfaring i at løse den slags virtuelle uoverensstemmelser, som har stor indflydelse på den altafgørende videndeling internt i virksomheden. Netop derfor er det et vigtigt område at blive klogere på, så vi kan afdække de konkrete styrker og svagheder ved virtuel kommunikation og ledelse på tværs af kulturelle og geografiske grænser,” siger Anders Klitmøller.

Undersøgelsen er en del af et større projekt om Global Designing, som ser på den interkulturelle kommunikation i virtuelle teams og relationer. Undersøgelsen bygger på 53 kvalitative interviews med medarbejdere i Indien og Danmark.

Videnskab.dk Podcast

Lyt til vores seneste podcast herunder eller via en podcast-app på din smartphone.