Hvornår har du sidst lukket dit e-mail-program ned og givet dig selv ro til at koncentrere dig om din egen to-do-liste? Skal man tro Anette Grønning, kan det godt være rigtig længe siden.
Hun forsker i e-mail-kultur på arbejdspladsen og mener, at e-mailen styrer vores arbejdsdag i en grad, som ikke er hensigtsmæssig.
»Indbakken har taget styringen på arbejdspladsen. Det er den, som sætter dagsordenen. Vi kender vist alle fornemmelsen af at gå hjem fra arbejde uden at have nået noget af det planlagte arbejde simpelthen fordi vi har ladet indbakken styre dagen,« siger Anette Grønning.
Hun er adjunkt ved SDU’s Institut for Litteratur, Kultur og Medier og har skrevet flere bøger og artikler om e-mail-kommunikation.
For tiden besøger hun danske virksomheder, dels for at kortlægge vores arbejdsdag i en grad, som ikke er hensigtsmæssig, dels for at ændre på de mange dårlige vaner, som er med til at stjæle vigtig arbejdstid fra os.
»Jeg er ikke stressforsker, men der er ingen tvivl om, at indbakken er en stressfaktor. Derfor synes jeg, det er vigtigt for enhver arbejdsplads at se på, om mailen bliver brugt på en hensigtsmæssig måde,« siger Anette Grønning.
Vi mailer med kollegerne
Senest har hun analyseret brugen af e-mails i det digitale kommunikationsbureau Creuna, som selv henvendte sig til forskeren. Her fulgte hun et arbejdsteam på syv personer i to måneder.
\ Fakta
VIDSTE DU
Anette Grønnings forskning afslørede, at syv medarbejdere håndterede flere end 10.000 mails på to måneder, og at 95 procent af mailkorrespondancen var intern.
»Det viste sig hurtigt, at medarbejdernes e-mail-adfærd ikke afspejlede virksomhedens grundlæggende værdier og ønsker for effektivt samarbejde,« siger Anette Grønning.
Eksempelvis kom det frem, at de syv medarbejdere håndterede flere end 10.000 mails på de to måneder, og at 95 procent af mailkorrespondancen var intern.
»Det er et tankevækkende højt tal – især fordi virksomheden lever af eksterne kunder,« siger SDU-forskeren.
Hun observerede, at medarbejderne ikke kun pressede hinanden ved at sende mange mails til kollegerne, der var også en tendens til, at den enkelte medarbejder stressede sig selv ved ikke at have noget system i sin egen måde at håndtere mails på.
»Når man hele tiden lige skal ind at se, om der er kommet noget nyt og vigtigt, og når man sætter en ære i at besvare mails lynhurtigt, så kommer indbakken altså til at fylde uhensigtsmæssigt meget. Som en af personerne i undersøgelsen sagde: Min indbakke er både en anledning til stress og et fix,« forklarer Anette Grønning.
Vi skal samarbejde synkront
Hvis standarden hos den, vi sender mail til, ikke lever op til vores eget høje serviceniveau, er det endnu en anledning til stress.
»Hvorfor svarer han ikke? Er han sur, syg, eller er mailen ikke nået frem? Så sender vi endnu engang en mail til os selv, for at se om der er sammenbrud i systemet. Der er ikke noget mere stressende end at gå at vente på et svar, som måske, måske ikke kommer,« siger Anette Grønning.
Hun er derfor tilhænger af, at der indføres systemer for, hvordan man håndterer mails på den enkelte arbejdsplads.
Jeg er ikke stressforsker, men der er ingen tvivl om, at indbakken er en stressfaktor. Derfor synes jeg, det er vigtigt for enhver arbejdsplads at se på, om mailen bliver brugt på en hensigtsmæssig måde.
Anette Grønning
»Eksempelvis er det en idé at indføre fælles regler om, at man ikke svarer e-mails i et bestemt antal timer midt på dagen, eller at man svarer mails de sidste ti minutter af hver klokketime,« siger Anette Grønning, som også introducerede restriktioner for teamet på Creuna.
»Det var med til at få medarbejdernes øjne op for, at godt samarbejde et eller andet sted handler om at samarbejde synkront. «
Det vil sige gensidigt at forstå at sætte hurtigt tempo og langsomt tempo. Hvis man ikke kan samarbejde og forstå hinandens arbejdsmønstre både online og offline, så taber man både tid og penge, forklarer Anette Grønning.
På baggrund af »Projekt Mailtid« har Creuna besluttet, at alle arbejdsteams årligt skal sætte fokus på brugen af e-mails og andre kommunikationsformer, herunder sms og chat. I begyndelsen af det nye år skal SDU-forskeren stå for et lignende projekt med medarbejdere i Region Syddanmark.
Lavet i samarbejde med Magasinet Ny Viden, Syddansk Universitet.
\ Kilder
\ Kom indbakkens stress til livs
Anette Grønning opfordrer alle virksomheder til gå deres e-mail-kultur efter i sømmene. Det er ikke nok at kunne prale af to tætskrevne sider med en forkromet politik på området. De reelle problemer skal identificeres, og medarbejdere og ledelse skal se problemerne i øjnene.
Eksempler på fokusområder, der kan nedsætte stress og antallet af e-mails:
@ Stop Cc-forurening: Mange har tendens til at sende en kopi af unødvendige e-mails til Gud og hvermand. Spam ikke hinanden med tidsrøvende mails, og skriv i toppen af e-mailen, hvorfor nogen er sat på som Cc.
@ Find tæppebomberen: Næsten alle arbejdspladser har medarbejdere, der tæppebomber kollegerne medmails døgnet rundt. De skal findes og stoppes.
@ Aftal mailtid: Lad være med at skabe en forventning om, at mails besvares i løbet af et minut. Indfør regler om at besvare mails først og sidst på dagen. Eller de sidste ti minutter af hver klokketime.
@ Skær ned på de interne mails: En gennemgang kan afsløre, at de interne mails udgør en enorm stor del af den daglige mailhåndtering.
